適格請求書等の電磁的記録の保存方法
（2020/2/1現在の法令通達により作成）
2023/4/1 菊 池 芳 平
適格請求書等の電磁的記録の保存方法
提供された適格請求書等を電磁的記録のまま保存する場合、仕入税額控除の要件を満たすためには以下の要件に従って保存することが必要となります。（新消法30⑦⑨、新消令50①、新消規15の5、電帳法施行規則8条）
この場合の注意点は以下のとおりです。（適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ問67））
１． 次のイ又は口のいずれかの措置を行うこと
イ. タイムスタンプの付与と保存責任者の明確化
適格請求書に係る電磁的記録の受領後遅滞なくタイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと（電帳規8①-)
ロ. 事務処理規定の整備運用
適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行うこと（電帳規8①ニ）
２． システム概要書の備付け
適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと（電帳規3①三、8①)
３．電子機器と操作説明書の設置、出力状態の確保
適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供すること ができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁 的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておく こと（電帳規3①四、8①
４． 検索機能の確保
適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと （電帳規3①五、8D)取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目（請求年月日、請求金額、取引先名称等）を検索条件として設定できること
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
ニ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
提供を受けた電磁的記録を紙に印刷して保存しようとするときは、整然とした形式及び明瞭な状態で出力する必 要が あります（新消規15の5② )
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